山梨青年会議所 庶務規定

第1章　目　　　的

第1条

本規定は本会議所の運営を円滑にし、その目的達成を容易ならしめるため事務局、会計経理、慶弔、旅費等に関する事項を規定する。

第2章　事　務　局

第2条

事務局には事務局長を置き、事務局長は事務局の統轄、管理にあたる。

第3条

総会及び理事会の議事録は事務局長がこれを作成し事務局に備え付けるものとする。

第4条

事務局は事業年度毎に次の分類に従い、文書等を整理、保存しなければならない。

(1)　本会議所の定款ならびに諸規定　　　　　　　　　　　　　　　永久保存

(2)　総会及び理事会の議事録　　　　　　　　　　　　　　　　　　永久保存

(3)　本会議所内部の文書綴　　　　　　　　　　　　　　　　　　　5年間保存

(4)　日本青年会議所及び他青年会議所関係の文書綴　　　　　　　　1年間保存

(5)　本会議所報綴　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　1年間保存

(6)　事務局日誌　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　3年間保存

(7)　受発信簿　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　1年間保存

(8)　前項に属さない文書　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　1年間保存

第5条

事務局長は備品台帳を整備し出入を記載し備品を完全に管理しなければならない。

第3章　会計理事

第6条

本会議所の会計に用いる諸帳簿は次の通りとする。

(1)　帳簿(総勘定元帳、現預金出納帳、会費徴収簿)

(2)　決算書類及び諸表(貸借対照表、収支計算書、事業報告書、監査報告書、財産目録等)

(3)　伝票(入金伝票、出金伝票、振替伝票)

第7条

金銭の出納は総務委員長が責任管理し、次の証憑を揃えて起票し、期日順に整理するものとする。

(1)　収入については発行した領収書控

(2)　支出については受領した領収書

(3)　領収書徴収不能のものについては受納不能理由を記載した支払証明書

第8条

出納はつとめて銀行の普通及び当座預金口座によって処理し、口座名義は理事長とし理事長印を使用する。

第9条

予算の執行は担当委員長の権限とする。執行にあたっては計画を綿密にたて、冗費をはぶき、効果的に運用することに努め単位事業が完了したときは、速やかに計画書証愚及び関係書類を揃え捺印の上理事長に提出しなければならない。

第10条

総務委員長は決算にあたって前払費用、未収金・未払金等を整理し仮払勘定は原則として夫々担当の科目に振替え、関係帳簿を照合、且つ整理し銀行預金残高証明等証拠書類をととのえなければならない。

第11条

会計諸帳簿は次の区分に従い保存するものとする。

(1)決算書類　　　　　永久保存

(2)その他の会計書類　5年間保存

第4章　慶　　　弔

第12条

会員の慶弔に関しては次の基準により慶弔慰金若しくは記念品を贈る。

(1)　会員の結婚　　　　　　　　　　　　　　　　10,000円

(2)　会員の配偶者の出産　　　　　　　　　　　　 5,000円

(3)　会員の長期(30日以上の入院)に亘る病気　　　 5,000円

(4)　会員の死亡　　　　　　　　　　　　　　　　10,000円及び生花一基

(5)　会員の配偶者の死亡　　　　　　　　　　　　10,000円

(6)　会員の一親等の死亡　　　　　　　　　　　　10,000円

(7)　会員の祖父母の死亡　　　　　　　　　　　　 5,000円

(8)　以上の外必要と認めたとき、正副理事長の協議により決定し、理事会に報告する。

第13条

シニア会員の慶弔に関しては、次の基準による.

(1)　シニア会員の本人の死亡　　　　　　　　　　正会員に順ずる。

第5章　旅　　　費

第14条

理事長の命じた事務局員の公務出張に対しては次の通り旅費を支給する。

(1)　目的地までの往復普通料金相当額(用務の都合により普通急行料金を加算する。

(2)　宿泊料は実費相当額

(3)　日当は、１日3,000円

第15条

理事長の命じた会員の公務出張に対しては理事会の議をへて前条に準じた旅費を支給することができる。

細　　則

第16条

本規定の施行に関する細則は理事会の決議を以って定める。

附　　則

第１７条

本規定は昭和48年12月27日より施行する。

第１８条

本規定第４章第１２条・第１３条・第１４条・第１５条・第１６条は、1992年1月1日より変更施行する。